POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES

Publication : juin 2017 ; Actualisation : 21 mars 2019

La société Synapse Medicine, éditeur du Site, est Responsable des traitements mis en œuvre au titre de l’accès au Site et de la fourniture des services, conformément aux conditions générales d’utilisation consultables en cliquant ici.

Remarque : dans le cadre de l'utilisation de Synapse via le site MFP Services, les deux structures sont co-responsables du traitement.

Dans le cadre des services proposés par Synapse Medicine, nous collectons et traitons des données à caractère personnel.

Une donnée à caractère personnel désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Les traitements des données à caractère personnel mis en œuvre sont nécessaires à la gestion et l’organisation du Site, ainsi qu’à la fourniture des services conformément aux conditions générales d’utilisation.

Conformément à l’article 9 des conditions générales d’utilisation, tout utilisateur qui souhaite bénéficier des fonctionnalités de Synapse Medicine doit consentir de manière expresse au traitement et à la collecte de ses données à caractère personnel.

En vous enregistrant sur le Site, vous nous autorisez à traiter vos données à caractère personnel selon les modalités définies dans la présente Charte.

Conformément aux Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») ainsi que la loi 78-17 du 6 janvier 1978, modifiée en dernier lieu par la loi de transposition du RGPD n°2018-494 du 20 juin 2018, la présente Charte a pour objectif de formaliser notre engagement quant au respect des règles relatives à la protection des données à caractère personnel des Utilisateurs et visiteurs du site internet https://synapse-medicine.com/ (le « Site ») édité par Synapse Medicine.

Elle a pour objet d’éclairer les Utilisateurs et visiteurs sur les différents traitements mis en œuvre par Synapses Medicine, les données collectées et traitées dans le cadre de l’utilisation du Site et des services proposés, ainsi que leurs droits.

La Charte et les Conditions Générales du Site forment un ensemble contractuel. Tous les termes en majuscules non-définis dans la présente Charte sont définis dans les Conditions Générales d’Utilisations.

I. Traitement des données à caractère personnel

A. Finalités des traitements

Dans le cadre de l’accès au site et à la plateforme Synapse Medicine, l’utilisateur est informé que la collecte et le traitement de certaines données à caractère personnel sont nécessaires :

Ces données font l’objet d’un traitement selon des protocoles sécurisés permettant de gérer et traiter les demandes d’inscriptions reçues, les demandes d’information, les réclamations et d’Utiliser les fonctionnalités de Synapse Medicine en toute sécurité (cryptage des données).

B. Dans quel cas sont collectées les données à caractère personnel et quelles données sont collectées ?

Nous sommes susceptibles de recueillir et de conserver vos données à caractère personnel, notamment lorsque vous :

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour permettre la mise en œuvre et la gestion des Services du Site et répondre à vos demandes spécifiques. Avec votre accord, nous pourrons utiliser votre adresse email pour vous adresser un rappel et vous transmettre des informations importantes concernant votre traitements dans le cas où Synapse aura détecté une contre-indication médicamenteuse sur votre ordonnance. Nous utilisons également vos données à caractère personnel dans le but d’exploiter et d’améliorer nos Services, notre Site et notre démarche. Ces informations sont utilisées uniquement par nos soins et nous permettent de mieux adapter nos Services à vos attentes.

Les ordonnances que vous nous transférez nous servent également à constituer une base de photos d'ordonnances que nous utilisons à des fins d'entraînement et d’amélioration de notre moteur d'OCR. Les ordonnances figurant dans cette base sont dépourvues de toute identification et/ou de tout lien avec le patient et/ou le professionnel de santé concerné. Si vous avez décidé de recevoir des courriels et messages de notre part lors de la création de votre Compte, vous recevrez alors des messages électroniques et alphanumériques portant sur nos produits et promotions. Nous utiliserons alors les données à caractère personnel que vous avez fournies lors de votre enregistrement. Vous pouvez vous désabonner de ces envois à tout moment.

C. Navigation sur le site

Données de connexion. À chaque fois que vous vous connectez à notre Site, nous recueillons des données à caractère personnel telles que, notamment, votre adresse IP et l’adresse MAC de votre ordinateur, la date et l’heure de connexion, ainsi que des informations sur le navigateur que vous utilisez.

Données de navigation. Nous recueillons également les informations permettant d’identifier de quelle façon vous accédez au Site, quelles sont les pages consultées et pendant combien de temps. Dans ce cadre, nous pouvons avoir recours à l’utilisation de Cookies tel que précisé au paragraphe 6 ci-dessous.

D. Création d’un compte utilisateur

L’accès aux Services Pro et Patient nécessite la création préalable d’un Compte utilisateur conformément aux CGU.

Afin de pouvoir procéder à l’inscription et la création de votre compte utilisateur, les Utilisateurs seront invités à renseigner un certain nombre de données à caractère personnel :

Ces données permettent notamment de gérer et contrôler les accès des utilisateurs (gestion des inscriptions, journalisation des accès des Utilisateurs, mise en place de procédure de gestion des accès en cas d’oubli ou de vol des données d’authentification etc.).

Nous collections également les données de connexion, de localisation et les cookies de mesure d’audience.

Conformément aux Conditions Générales, il vous sera demandé de renseigner un certain nombre de données à caractère personnel lors de la création de votre Compte, notamment vos noms et prénoms, numéro RPPS, spécialité, et votre adresse email.

L’Utilisateur peut retirer à tout moment son consentement dans les conditions exposées ci-après au point H.

E. Facturation et paiement

Certains des Services disponibles sont payants.

A cette fin, vous acceptez que nous puissions avoir recours à des prestataires de services externes qui peuvent collecter des données à caractère personnel dans le but de permettre le bon fonctionnement des services de traitement des paiements par carte de crédit ou tout autre moyen de paiement et, le cas échéant, de livraison de produits ou services.

Pour régler votre achat, vous devez fournir vos coordonnées de facturation ainsi que vos coordonnées de paiement, et notamment le numéro de votre carte bancaire, la date de validité, le code de sécurité et le nom du titulaire de la carte en cas de paiement par carte bancaire.

Il peut également vous être demandé de fournir le nom de votre opérateur télécom, le modèle de votre téléphone portable et un numéro de portable valide afin de pouvoir fournir les instructions d’achat directement à travers votre téléphone mobile. Nous conservons les détails de vos paiements, ainsi que les détails des achats que vous effectuez.

Nous conservons les détails de vos paiements, ainsi que les détails des achats que vous effectuez. Le détail des transactions est conservé soit dans nos systèmes soit chez le prestataire externe. Cette conservation est effectuée à des fins internes, notamment pour la comptabilité, la conformité et à des fins juridiques, conformément au paragraphe 5 de la présente Charte.

F. Utilisation des fonctionnalités de Synapse Medicine

Conformément aux services définis dans les CGU, Synapse Medicine met à disposition des Utilisateurs une fonction d’assistant et d’information sur le bon usage des médicaments. Cette fonctionnalité permet de scanner les ordonnances et d’analyse les ordonnances sous différents aspects cliniques.

Le Service Patient permet le partage des données cliniques avec un médecin pour avis médical ainsi que le stockage des données (ordonnances, historiques des questions posées) aux fins de consultations et de modifications ultérieures par le patient.

Le traitement mise en œuvre au titre de l’Utilisation de ces services nécessite le traitement et la collecte les ordonnances nominatives ainsi que des données relatives à la santé des patients telles que l’état de santé ou les antécédents médicaux.

G. Gestion et suivi des relations clients

Lors de son inscription, le recueil des données nominatives ainsi que votre adresse mail permet également d’assurer la gestion et le suivi de la relation avec l’Utilisateur :

En outre, les visiteurs qui souhaiteraient obtenir des informations sur notre offre de Services et souhaitant nous contacter seront invités à nous communiquer ses nom et prénom ainsi que son adresse mail afin de suivre sa demande et lui adresser une réponse.

H. Promotion des services de Synapse Medicine

Lors de la création de votre Compte, vous pouvez donner votre consentement préalable :

Nous utiliserons alors les données à caractère personnel que vous avez fournies lors de votre demande d’inscription. Vous pouvez vous désabonner de ces envois à tout moment et sans frais.

I. Comment les données à caractère personnel sont-elles protégées ?

Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles en vue de garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de toutes vos données à caractère personnel, afin d’empêcher que celles-ci soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès :

Nous veillons à assurer un niveau de sécurité approprié, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques et de leur probabilité.

Ces mesures sont détaillées dans les CGU consultables sur le Site et communiquées aux Utilisateurs lors de leur inscription et dans le registre des traitements de la société.

Toutefois, il est précisé qu’aucune mesure de sécurité n’étant pas infaillible, nous ne sommes pas en mesure de garantir une sécurité absolue à vos données à caractère personnel. Par ailleurs, conformément aux conditions générales d’utilisation, chaque utilisateur est responsable de la sécurité du matériel qu’il utilise et de la préservation des données d’authentification permettant d’accéder à son compte utilisateurs. Chaque utilisateur s’engage donc à conserver une stricte confidentialité de ses données et s’interdit toute communication à un tiers.

Si vous partagez votre ordinateur, n’oubliez pas de vous déconnecter avant de quitter un Service. S’agissant des données de santé, il convient de vous assurer qu’elles sont hébergées par un hébergeur agréé conformément aux dispositions du code de la santé publique.

J. Dans quels cas les données à caractère personnel sont-elles partagées ?

L’Editeur s’interdit toute utilisation commerciale des données collectées dans le cadre de son activité et des services proposés aux utilisateurs, sous réserve de l’utilisation des données d’identification aux fins de promotion des services de Synapse auprès des utilisateurs et sous condition d’avoir obtenu leur consentement exprès et préalable.

En aucun cas, les données collectées sont communiquées à des tiers à des fins commerciales.

Synapse Medicine, en sa qualité de Responsable du traitement est destinataire des informations collectées. Les données utilisateurs sont traitées en interne.

Toutefois, dans le cadre de son activité, Synapse est amenée à partager vos données :

Ce cadre protège les droits fondamentaux de tout citoyen de l’Union dont les données à caractère personnel sont transférées vers des sociétés certifiées aux États-Unis. Le droit de l’Union exige que lorsque vos données à caractère personnel sont transférées vers les États-Unis, elles continuent de bénéficier d’un niveau élevé de protection.

Dans ce contexte, le bouclier de protection des données autorise le transfert de vos données personnelles de l’Union européenne à une société aux États-Unis, pour autant que cette société procède au traitement de vos données à caractère personnel en respectant un ensemble solide de règles et garanties en matière de protection des données

Sauf dans le cas où un tiers vous demande d’accepter une charte de confidentialité et des conditions d’utilisations qui lui sont propres, les sociétés tierces ayant reçu communication de vos données à caractère personnel se sont engagées à traiter vos données à caractère personnel uniquement pour la mise en œuvre de nos Services. Nous ne partagerons jamais, sans avoir obtenu votre consentement préalable, vos données à caractère personnel avec des sociétés tierces à des fins marketings, publicité et/ou commerciales.

K. Combien de temps les données à caractère personnel sont-elles conservées

Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que le temps de votre inscription sur le Site afin d’assurer votre identification lors de votre connexion à votre Compte et de permettre la fourniture des Services. Ainsi, si vous procédez à votre désinscription du Site, vos données à caractère personnel seront effacées et uniquement conservées sous forme d’archive aux fins d’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat. En tout état de cause, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées conformément aux utilisations exposées dans la présente Charte et dans le respect des lois et règlements.

Au-delà de cette durée, elles seront conservées sous forme d’archive selon une procédure d’archivage sécurisée et conformément aux délais de prescription de droit commun en matière de responsabilité.

L. Quelle est la politique de confidentialité concernant les ordonnances prises en photo ?

Afin de faciliter l’analyse d’ordonnances complexes, Synapse propose l’extraction automatique de spécialités et substances actives à partir de photographies d’ordonnances.

Les photographies prises avec l’assistant Synapse ne font l’objet d’aucun stockage et ne sont pas partagées à des tiers. Leur exploitation est limitée au traitement d’extraction dans le cadre de l’utilisation de l’assistant Synapse. Aucune information nominative n’est extraite de ces photos. Afin de respecter la protection des données du patient et du professionnel de santé concernés par l’ordonnance ainsi que de nous permettre d'améliorer les performances de l'outil, nous demandons aux professionnels et aux patients qui utilisent notre service de ne prendre en photo que la zone comprenant les médicaments.

M. Les droits en matière de protection des données

Conformément à la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel, la collecte des données est strictement limitée aux finalités déterminées et recensées dans le registre des traitements. Le recueil préalable du consentement de l’Utilisateur est nécessaire pour autoriser Synapse Medicine à collecter et traiter les données nécessaires selon les finalités précédemment déterminées.

L’attention de l’Utilisateur est attirée sur le fait qu’aucune demande ne pourra être traitée si le client refuse la collecte et le traitement de ses données personnelles.

En outre, tout utilisateur dispose des droits suivants :

L’Utilisateur dispose également du droit de définir des directives générales relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès.

Le cas échéant, elles peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié auprès de la CNIL ainsi que des directives particulières enregistrées auprès de l’Editeur du Site à l’adresse indiquée ci-après.

Pour exercer ses droits, tout utilisateur peut contacter le Responsable du traitement par mail, à l’adresse électronique suivante : contact@synapse-medicine.com ou par courrier adressé à l’adresse postale suivante : 17 Place des Martyrs de la Résistance, Synapse Medicine, 33000 Bordeaux, en joignant à votre demande une copie d’un titre d’identité valide.

Par ailleurs, vous pouvez à tout moment vous désabonner de notre newsletter en cliquant sur le lien qui permet le désabonnement en bas de chaque email. Vous pouvez également vous désabonner en envoyant un message à l’adresse suivante : contact@synapse-medicine.com.

Si le client estime que la protection des données n’a pas été assurée dans le cadre du traitement de ses données personnelles, il a également la possibilité de former une réclamation auprès du responsable du traitement à l’adresse indiquée, et conformément aux CGU, ainsi que de la CNIL directement sur le site internet de la CNIL ou par courrier à l’adresse suivante : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07.

Pour toute question concernant vos données à caractère personnel ou demande de suppression du compte, les Utilisateurs sont invités à nous contacter à l’adresse postale suivante : 17 place des Martyrs de la Résistance 33000 Bordeaux (en indiquant « Vie Privée Protection des Données »), ou par email à contact@synapse-medicine.com.

N. Contacts

Afin de donner suite aux demandes que vous pourriez effectuer auprès de notre Service Client et de confirmer les informations vous concernant, nous pourrons utiliser vos nom, prénom, adresse de courrier électronique.

O. Modification de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la Charte à tout moment.

Le cas échéant, toute modification fera l’objet d’une mise à jour de la page relative à la politique de confidentialité publiée sur notre Site, et d’une information des Utilisateurs par mail.

L’utilisation du Site après toute modification signifie que l’Utilisateur a préalablement accepté les modifications, sans préjudice du droit de l’Utilisateur de s’opposer à tout moment à la collecte et au traitement de ses données personnelles. Le cas échéant, l’Utilisateur est informé que la société Synapse Medicine ne sera plus en mesure de garantir l’accès aux Services.

II- Politique d’utilisation des cookies

A. Qu’est ce qu’un cookie

Un cookie est un fichier texte susceptible d’être déposé dans un terminal lors de la consultation d’un service en ligne avec un logiciel de navigation. Un fichier cookie permet notamment à son émetteur, pendant sa durée de validité, de reconnaître le terminal concerné à chaque fois que ce terminal accède à un contenu numérique comportant des cookies du même émetteur. En tout état de cause, les cookies déposés sur votre terminal de navigation avec votre accord sont détruits 13 mois après leur dépôt sur votre terminal.

B. A quoi servent les cookies émis sur ce site

Les cookies que nous émettons nous permettent :

Ces données sont anonymisées. Synapse Medicine ne connaît donc pas l’identité des visiteurs de son Site.

C. Contrôle sur les cookies utilisés

L’enregistrement des cookies sur votre terminal est soumis à votre consentement.

La plupart des navigateurs sont paramétrés par défaut pour accepter ou refuser au cas par cas les cookies de votre terminal via votre navigateur.

Vous pouvez à tout moment configurer votre logiciel de navigation de manière à ce que des cookies soient enregistrés dans votre terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés (soit systématiquement, soit selon leur émetteur).

Vous pouvez également configurer votre logiciel de navigation de manière à ce que l’acceptation ou le refus des cookies vous soit proposé ponctuellement, avant qu’un cookie puisse être enregistré dans votre terminal.

L’attention des Utilisateurs du Site est attirée sur le fait que tout paramétrage est susceptible de modifier votre navigation sur Internet et vos conditions d’accès à certains services nécessitant l’utilisation de cookies.

Nous déclinons toute responsabilité s’agissant des conséquences liées au fonctionnement dégradé de nos services résultant de l’impossibilité d’enregistrer ou de consulter les cookies nécessaires à leur fonctionnement et que vous auriez refusés ou supprimés. Tel serait le cas si vous tentiez d’accéder à nos contenus ou services qui nécessitent de vous identifier. Tel serait également le cas lorsque nous (ou nos prestataires) ne pourrions pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par votre terminal, ses paramètres de langue et d’affichage ou le pays depuis lequel votre terminal semble connecté à Internet.

D. Configuration du logiciel de navigation

Pour la gestion des cookies et de vos choix, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d’aide de votre navigateur, qui vous permettra de savoir de quelle manière modifier vos souhaits en matière de cookies. Vous trouverez ci-dessous des informations concernant les principaux navigateurs.

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Pour obtenir plus d’information sur les cookies, vous pouvez consulter le site internet de la CNIL.

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